Remise d’un document justificatif au patient

Depuis le 1er juillet 2015, la loi vous impose, en tant que dispensateur de soins, de remettre au patient, dans certaines situations, un document justificatif  qui lui indique clairement le montant à payer, l’intervention de la mutualité, etc. Ces FAQ (Frequently Asked Questions) visent à vous informer quant à cette nouvelle obligation.
Dernière mise à jour 3 mai 2016.

 

Qu’est-ce qui a changé au 1er juillet 2015 (sous réserve des éventuelles décisions des Commissions de conventions ou d’accords) ?

Trois mesures sont directement prévues par la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités coordonnée le 14 juillet 1994 (loi SSI).

Mention du montant payé par le patient sur la partie « Reçu » de l’ASD (article 53, §1er)
Cette obligation est également prévue par le droit fiscal dans certains cas. Elle est applicable indépendamment des décisions prises par le Comité de l’assurance et que le dispensateur de soins effectue les prestations pour son propre compte ou pour compte d’autrui.

Limites dans lesquelles un acompte peut être perçu (article 53, §1er/1)
La loi SSI autorise la perception d’acomptes dans les limites fixées par la Commission de conventions ou d’accords. Si ces limites ne sont pas fixées, aucun acompte ne peut être perçu.

Remise d’un document justificatif (article 53, §1er/2)
La loi impose la remise d’un document justificatif dès le 1er juillet 2015.

Dans quelles situations devez-vous remettre un document justificatif au patient ?

  1. Si vous attestez des prestations remboursables avec des prestations non remboursables.

    Depuis le 1er juillet 2015, vous devez remettre un document justificatif si vous attestez des prestations remboursables en même temps que des prestations non remboursables (c.à.d. des prestations pour lesquelles l’assurance soins de santé n’intervient pas). La réglementation soins de santé n’impose pas la remise d’un document justificatif si vous n’effectuez que des prestations non remboursables.

  2. Si vous facturez électroniquement des prestations en tiers payant, parce qu’il n’y a pas d’attestation de soins papier remise au patient dans ce cas.

Suppression de la facturation parallèle

A partir du 1er juillet 2015, si vous êtes médecin généraliste ou praticien de l’art infirmier ou un groupement de ces dispensateurs de soins, ou un laboratoire et que vous facturez en tiers payant via le réseau MyCarenet, dans le cadre de l’assurance maladie obligatoire, vous ne devez plus établir d’attestations de soins papier et les transmettre aux mutualités. Cette suppression vaut pour les prestations facturées à partir du 1er juillet 2015.
Pour les établissements hospitaliers, la suppression de la facture papier est également possible moyennant comme auparavant le respect des conditions spécifiques pour obtenir cette suppression de la facture papier. La suppression ne s’applique pas encore aux autres établissements de soins (MRS, MRPA, etc.).

Devez-vous remettre un document justificatif même si vous ne percevez rien du patient (remboursement complet ou absence de perception de l’intervention personnelle (ticket modérateur) en tiers payant électronique) ?

Oui.
Le document justificatif à pour objectif de sensibiliser et de responsabiliser le patient face aux coûts des soins de santé. Le coût d’une prestation ne se constitue pas uniquement du coût à charge du patient mais également du coût à charge de l’assurance.

Quelles sont les mentions que doit contenir le document justificatif ?

La loi SSI prévoit une série de mentions. Celles-ci doivent être reprises sur le document justificatif. Il est toutefois possible à chaque secteur de proposer au Comité de l’assurance d’adapter, dans les limites fixées par la loi, cette liste en fonction des spécificités qui lui sont propres.

Document justificatif complet

Le document justificatif doit comporter :

  • Le montant total à payer (y compris les acomptes déjà payés)
  • La liste des prestations remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • Le code ou libellé
    • Le montant payé en vertu des tarifs
    • Le montant payé par le patient à titre de supplément
    • L’intervention directement facturée à la mutualité
  • La liste des prestations non remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • Le libellé
    • Le montant à payer

Document justificatif simplifié

Ce document justificatif peut être remis lorsqu’une ASD reprenant l’ensemble des prestations remboursables a été remise au patient.

  • Le montant total à payer (y compris les acomptes déjà payés)
  • Le montant total à payer pour les prestations remboursables (dont le détail n’est pas repris puisqu’il se trouve sur l’ASD)
  • La liste des prestations non remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • Le libellé
    • Le montant à payer

Existe-t-il des modèles de documents justificatifs ?

La loi SSI ne prévoit pas de modèle de document justificatif mais un modèle peut être imposé par secteur.

Quel libellé doit être repris sur le document justificatif ?

Les libellés à reprendre sur le document justificatif sont les mêmes que ceux qui doivent être repris sur une attestation. Vous devez mentionner le numéro d’ordre à la nomenclature pour les prestations qui y sont reprises ou la mention déterminée par le Comité de l’assurance sur la proposition du Conseil technique compétent en fonction de la nature de la prestation (article 53, §1er de la loi SSI).
D’autres mentions peuvent être prévues pour chaque secteur.

Devez-vous signer le document justificatif?

Non.
Vous ne devez pas signer le document justificatif.

Le document justificatif peut-il être scindé ?

Non.
Le texte de la loi ne permet pas la scission du document puisqu’il évoque un document qui (…) doit comporter le montant total à payer pour les prestations remboursables ainsi que les prestations non remboursables (un seul montant pour les deux types de prestation donc).
Il est toutefois possible que le document comporte plusieurs pages.

Une facture peut-elle tenir lieu de document justificatif ?

Oui.
Si vous délivrez une facture pour l’ensemble des prestations (remboursables et non remboursables) qui reprend toutes les mentions obligatoires prévues par la loi et, le cas échéant, par le Comité de l’assurance (article 53, §1er/2, alinéa 7 de la loi SSI), celle-ci tiendra lieu de document justificatif.

Y a-t-il une copie à conserver ?

Devez-vous conserver une copie du document justificatif ?

Oui.
A la demande de l’administration fiscale, vous devez pouvoir produire une copie du document justificatif reproduisant les inscriptions faites sur l’original, à l’exception des inscriptions relatives à l’identité du patient.

Combien de temps devez-vous conserver une copie du document justificatif ?

Vous devez conserver la copie du document justificatif jusqu’à l’expiration de la septième année ou du septième exercice comptable qui suit la période imposable. (Code des impôts sur les revenus 1992 – articles 315-315bis).

Le patient doit-il conserver le document justificatif ?

Non.
Il n’existe pas d’obligation de conservation dans le chef du patient.

Faut-il corriger un document justificatif si l’on constate par la suite que celui-ci est erroné ?

Oui.
Le document justificatif doit être exact. Vous devez donc communiquer un document corrigé au patient si les éléments communiqués initialement ne correspondent pas à la réalité. Des modalités pour ce faire peuvent être prévues pour chaque secteur. En outre, s’agissant d’une pièce comptable, les erreurs non-corrigées pourraient également avoir un impact en matière fiscale.

Autres questions (acomptes, frais, etc.) ?

Faut-il toujours remettre une attestation de soins donnés (ASD) s’il n’y a pas application du tiers payant ?

Oui.
La réforme ne vise pas une suppression des ASD, qui restent le principal mode d’information du patient pour l’ensemble des dispensateurs en ce qui concerne les prestations remboursables et le document requis pour que la mutualité rembourse le patient. L’ASD disparaît uniquement lorsqu’il y a facturation électronique via MyCareNet en tiers payant et pas dans les autres cas.
Dans tous les cas où il n’y a pas application du tiers payant, mais bien intervention de l’assurance soins de santé, l’ASD doit toujours être délivrée au patient pour que celui-ci puisse être remboursé (éventuellement accompagnée du document justificatif « simplifié » en cas de cumul de prestations non remboursables et remboursables).

Peut-on facturer des frais au patient pour la remise du document justificatif ?

Non.
La remise du document justificatif est gratuite.
Les coûts relatifs à l’établissement du document justificatif sont inclus dans les honoraires existants (article 35, §4 de la loi SSI). Le Code de droit économique prévoit d’ailleurs la gratuité de la délivrance au consommateur du document justificatif (articles VI.89 et XIV.56 du Code de droit économique).

Qu’est-ce qu’un supplément au sens de la loi transparence ?

Le supplément est toute somme demandée en plus des tarifs de l’assurance soins de santé. Si une somme demandée en dehors des tarifs n’est pas un supplément mais une autre prestation effectuée par le dispensateur, il s’agit dans ce cas d’une prestation non remboursable qui devra apparaître à ce titre sur le document justificatif.

Les acomptes sont-ils autorisés si aucune limite n’a été fixée par la Commission de conventions ou d’accords compétente ?

Non.

Peut-on faire de la délivrance du document justificatif une condition de remboursement ?

Non.
Vous devez remettre au patient le document justificatif, qui contient un relevé des prestations remboursables et, le cas échéant, non remboursables. Il n’a pas vocation à être transmis à la mutualité.

Le document justificatif peut-il être transmis par voie électronique ?

Oui. La réglementation soins de santé n’exclut pas la remise du document par voie électronique.

Il appartient à chaque secteur de déterminer les modalités suivant lesquelles le document justificatif est remis en tenant compte des autres réglementations applicables notamment en ce qui concerne la protection de la vie privée.

Quelles sanctions en l’absence de remise du document justificatif ?

La remise du document justificatif est obligatoire.
La loi SSI ne prévoit pas de sanction spécifique en cas de non remise du document justificatif.
En outre, le Code de droit économique prévoit la remise du document justificatif au consommateur (à sa demande).
Les infractions à ces dispositions sont punies d’une amende pénale 26 à 10.000 euros .
Le Code pénal social punit également d’une amende pénale de 50 à 500 euros ou d’une amende administrative de 25 à 250 euros les dispensateurs de soins qui refusent de remettre aux patients les documents prescrits par la loi SSI et ses arrêtés et règlements d’exécution.

Quelles sont les décisions des Commissions de conventions ou d’accords ?

Document justificatif à remettre au patient – Règles particulières par secteur

Acomptes – Règles particulières par secteur

Demander des acomptes lors d’un traitement dentaire

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Dernière mise à jour 13 mai 2016