print

3 markante feiten van onze Algemeen ondersteunende diensten in 2015

Dienstoverschrijdende projecten voor digitalisering, rationalisatie van ons gebouwenpark met het oog op een efficiënt beheer van onze gebouwen en het project ISO14001/Emas: 3 markante feiten van onze Algemeen ondersteunende diensten in 2015.

focus image
Dienstoverschrijdende projecten voor digitalisering, rationalisatie van ons gebouwenpark met het oog op een efficiënt beheer van onze gebouwen en het project ISO14001/Emas: 3 markante feiten van onze Algemeen ondersteunende diensten in 2015.

 

Dienstoverschrijdende projecten voor digitalisering

Digitalisering is niet alleen een zaak van individuele diensten. Er zijn ook een aantal dienstoverschrijdende projecten:

  • Het ‘Open Network’ zorgt voor een sterke beveiliging van onze systemen en gegevens waarbij toepassingen ook bereikbaar zijn voor externe gebruikers. Die externe gebruikers, zowel burgers als professionals, kunnen zo toegang krijgen tot de toepassingen via het ‘Web Access Management’, dat gebruik maakt van de diensten van eHealth of van CSAM.
  • Door ‘Inboud Outbound Communication’ is het mogelijk om:
    • inkomende brieven of e-mails te digitaliseren en door te sturen naar de verschillende dossiers
    • uitgaande brieven of e-mails te genereren op basis van vooraf gedefinieerde templates.

De documenten komen daarna in een soort ‘gedigitaliseerde kluis’ en zijn onveranderbaar, beschikbaar in de dossiers en doorzoekbaar.

  • De ‘Case Management Solution’ is het standaardplatform voor de ontwikkeling van onze dossierbeheersystemen.
  • Door de toepassing ‘Contacten’ kunnen we in één keer de basisgegevens van onze contacten (individuele zorgverleners, zorginstellingen, ziekenfondsen, burgers, enz.) beschikbaar maken voor de verschillende toepassingen en dossiers (in het kader van onze wettelijke opdracht).

Rationalisatie van ons gebouwenpark met het oog op een efficiënt beheer van onze gebouwen

Onder de coördinatie van onze Directie Facility management vonden er een aantal verhuizingen plaats binnen onze gebouwen. Daardoor konden we een aantal huurlocaties opzeggen en onze oppervlakte in eigendom efficiënter beheren. Daarnaast hebben we ook de volgende 2 projecten opgestart:

  • Het project ‘Cohabitat’

Door dat project gaan we samen met de FOD Volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu (FOD VVVL) onze provinciale kantoren rationaliseren, om de beschikbare ruimte optimaal te gebruiken. Die operationele samenwerking biedt schaalvoordelen, doordat we gezamenlijk gebruik maken van onthaal, vergaderruimtes, medische kabinetten, een refter, enz. De inhoudelijke werking van beide diensten blijft wel gescheiden. De uitvoering van het project Cohabitat zal over een drietal jaar lopen. De integratie van de provinciale kantoren in Charleroi, Gent en  Libramont komt eerst. Zowel wij als de FOD VVVL kunnen substantieel besparen dankzij het project.

  • Het project ‘Masterplan gebouwen’

Via het ‘Masterplan’ willen we ons vastgoed rationaliseren en onze medewerkers tegelijk ook een aangename, aangepaste en flexibele omgeving bieden in het kader van het ‘nieuwe werken’. We zullen dat doen op een oppervlakte die 30% kleiner is. Onze directies ICT, Human resources en Facility management dragen dat transversale project.

Het project ISO14001/Emas

Onze Directie Facility management heeft zich in 2015 toegelegd op de verdere ontplooiing van het milieubeheersysteem ISO14001/Emas:

  • De verschillende procedures zijn afgewerkt.
  • Het milieubeleid en de doelstellingen zijn begin 2015 bevestigd.
  • Een aantal acties uit het milieuprogramma zijn ook al uitgevoerd in 2015. Het gaat om acties voor minder energieverbruik, minder papierverbruik, minder afvalproductie en een betere afvalinzameling, duurzame mobiliteit en wettelijke conformiteit.
  • Er zijn ook interne auditeurs opgeleid en werd een 1e interne audit uitgevoerd.
  • We hebben de nodige voorbereidingen gedaan opdat het milieubeheersysteem klaar zou zijn tegen begin 2016, voor controle door een externe auditeur.