Assurance indemnités et maternité : formulaires à compléter par l’employeur

Un de vos travailleurs ne peut pas travailler en raison d’une maladie, d’un accident, de sa maternité, de la naissance, de l’adoption d’un enfant ou d’un congé parental d’accueil ?
Comme employeur, vous devez communiquer des données sociales à sa mutualité. Faites ceci soit par voie électronique via la déclaration de risque social (DRS) du secteur indemnités (les « ZIMA », soit via les formulaires papier (disponibles ci-dessous).
Les déclarations électroniques de risque social se généralisent progressivement.
Vous pouvez déléguer cette tâche à un secrétariat social agréé ou à un prestataire de services.


Déclarations de risque social (DRS) électroniques

 
Les déclarations du risque social (DRS) du secteur indemnités sont entrées en vigueur en 2006 et les versions électroniques des DRS se généralisent progressivement :
  • La feuille de renseignements indemnités (ZIMA 001) : exclusivement électronique depuis le 1er juillet 2019.
  • L’attestation de reprise du travail (ZIMA 006) : deviendra exclusivement électronique le 1er janvier 2020.
  • La déclaration en cas d’activité adaptée comme travailleur salarié dans le courant d’une période d’incapacité de travail ET la déclaration mensuelle de revenus suite à une mesure de protection de la maternité (écartement partiel du travail) (ZIMA 002) : deviendront exclusivement électroniques le 1er juillet 2020.
  • L’attestation en vue de l'indemnisation des pauses d'allaitement (ZIMA 003).
  • La déclaration annuelle des jours de vacances d’un employé (ZIMA 005).
    Nous prévoyons d’adapter la ZIMA 005 en 2019 pour que vous puissiez aussi déclarer par voie électronique les données de vacances des titulaires qui exercent, jusqu’à la fin de l’année de ces vacances, un travail salarié adapté à leur état de santé (soit durant l’incapacité de travail, avec l’autorisation du médecin-conseil de leur mutualité, soit suite à une mesure de protection de la maternité).

Plus d’informations à propos des DRS électroniques du secteur indemnités sur le site portail de la Sécurité sociale, rubrique Entreprise.

 

Formulaires papier


Ci-dessous, vous trouvez les formulaires papier qui sont d’application à partir des dates d’entrée en vigueur des déclarations électroniques correspondantes.
Certains formulaires ont été modifiés depuis leur entrée en vigueur.



Feuille de renseignements indemnités (ZIMA 001)

Depuis le 1er juillet 2019, déclarez ces informations par voie électronique uniquement.
Si ce n’est pas (encore) possible, complétez le formulaire papier disponible ci-dessous.

Depuis le 1er juillet 2019, nous avons apporté quelques adaptations à ce formulaire papier pour une meilleure correspondance avec la ZIMA 001 électronique :

  • Nous avons complété les rubriques 14 et 15 pour facilite, la déclaration de la rémunération perdue des pompiers volontaires, des ambulanciers volontaires, des volontaires de la protection civile, et des travailleurs qui perçoivent encore, durant le risque, des indemnités pour la transmission des droits d’auteur.
  • À la rubrique 16, nous avons ajouté le code nature du jour 1.3 et les codes 6.8 et 6.9.
  • Feuille de renseignements indemnités à compléter par les employeurs
  • Directives pour compléter la feuille de renseignements.

Depuis le 30 décembre 2016, le mode de calcul des indemnités et la feuille de renseignements indemnités ont été modifiés.

Pour les risques qui débutent à partir du 30 décembre 2016, les éléments suivants ne sont plus pris en considération pour calculer les indemnités dans le cadre de l’assurance indemnités et maternité des travailleurs salariés:

  • les primes et avantages similaires qui ne sont pas liés aux prestations (comme une prime de fin d’année, des avantages découlant de la participation des travailleurs ou des primes d'ancienneté) ;
  • la rémunération des heures supplémentaires qui s’élève à moins de 10 % de la  rémunération totale durant une période bien déterminée.

Pour les risques qui débutent à partir du 30 décembre 2016, les indemnités sont en outre calculées sur base de la rémunération journalière moyenne à laquelle le travailleur avait droit le dernier jour du 2e trimestre précédant celui du risque, pour autant que l’occupation soit restée stable jusqu’au jour du risque. 

Depuis le 1er mars 2017, la feuille de renseignements indemnités contient une nouvelle rubrique 9/1 afin de communiquer les données de contact du département chargé de la surveillance de la santé du service, selon le cas, interne ou externe de prévention et de protection au travail.

Depuis 1er janvier 2019, un nouveau risque est introduit dans la feuille de renseignements : le congé parental d’accueil.
 

Attestation relative aux conditions d'assurance (ZIMA 001 / mini DMFA)


Depuis le 1er juillet 2019, déclarez ces informations par voie électronique uniquement. Si ce n’est pas encore possible, complétez le formulaire papier disponible ci-dessous.
En tant qu’employeur, vous devrez compléter cette attestation dans des cas exceptionnels.



Attestation de reprise du travail (ZIMA 006)


En tant qu’employeur, déclarez la reprise du travail d’un travailleur, suite à une maladie, un accident, un repos de maternité, un écartement du travail comme mesure de protection de la maternité, un congé d’adoption ou un congé parental d’accueil.

À partir du 1er janvier 2020, vous déclarerez ces informations par voie électronique uniquement.

Attention ! À partir de cette même date, la procédure change pour communiquer à la mutualité la date de reprise du travail :

  • Soit vous communiquez spontanément la date de reprise du travail à la mutualité, au plus tard le 1er jour ouvrable du 2e mois civil qui suit le mois civil durant lequel le travail a été repris.
  • Soit vous communiquez cette date en répondant à une demande que vous aurez reçue dans votre e-box ou par transfert de fichiers structurés. Avant de vous adresser cette demande, la mutualité aura vérifié que vous ne lui avez pas encore transmis spontanément cette date de reprise de travail.

Déclaration en cas d’activité adaptée comme travailleur salarié (ZIMA 002)

À partir du 1er juillet 2020, vous déclarerez ces informations par voie électronique uniquement.

Lorsqu'un travailleur exerce un travail adapté salarié pendant une période de maladie, sa mutualité lui paie, à partir du 1er avril 2018,  une indemnité calculée selon la fraction d’occupation du travail adapté. En tant qu’employeur, vous procédez à cet effet à une déclaration mensuelle.

Pour les périodes de référence à partir du 1er juillet 2018, cette déclaration et ses instructions ont été adaptées :

  • vous ne communiquez plus, de manière générale, les revenus du travail adapté
  • vous communiquez séparément le nombre d’heures relatives aux accidents de travail ou maladies professionnelles (comme dans la déclaration trimestrielle à l’Office national de sécurité sociale)
  • dans les instructions :
    • vous trouvez, la liste des codes  des prestations (de la déclaration trimestrielle à l’Office national de sécurité sociale) à prendre en considération pour renseigner le nombre d’heures de travail et assimilées du travail adapté pour la période de référence
    • vous lisez que le facteur Q* du travail adapté peut correspondre au facteur Q* de l’occupation (avant l’adaptation des prestations), en particulier, lorsque le travailleur reprend le travail chez un autre employeur.  (Le facteur Q* représente le nombre moyen d’heures de travail par semaine que le travailleur est censé effectuer, abstraction faites d’éventuelles suspensions dans l’exécution du contrat).

  •  Déclaration en cas d’activité adaptée comme travailleur salarié 
  •  Directives pour compléter la déclaration en cas d’activité adaptée comme travailleur salarié

Déclaration d’un travail autorisé dans une entreprise relevant de la commission paritaire 327

Un de vos travailleurs exerce une activité adaptée pendant une période de maladie, et votre entreprise relève de la commission paritaire 327 pour les entreprises de travail adapté, les ateliers sociaux et les " maatwerkbedrijven ".

Si ce travailleur exerce celle-ci en dehors du circuit normal du travail, précisez, en tant qu’employeur, la date de début (et la date de fin) d’une telle activité (au lieu de déclarer mensuellement ses prestations).

Ce travailleur peut en effet cumuler ses indemnités sans réduction, avec les avantages accordés dans le cadre d’un travail adapté exercé, en dehors du circuit normal de travail, pour une entreprise de travail adapté, les ateliers sociaux et les "maatwerkbedrijven" (commission paritaire 327).

 

Déclaration d’une activité non rémunérée pendant une incapacité de travail

Un de vos travailleurs exerce une activité adaptée pendant une période de maladie, mais cette activité n’est pas rémunérée. En tant qu’employeur, décrivez minutieusement l’activité à sa mutualité et confirmez qu’elle n’est pas rémunérée.



Attestation pour l’octroi d'une indemnité de maternité à la travailleuse écartée du travail


Une de vos travailleuses est enceinte, accouchée ou allaitante et est écartée du travail. En tant qu’employeur, précisez la mesure de protection de la maternité dont elle fait l’objet et joignez une copie de la fiche d’examen médical complétée par le médecin du travail. Sa mutualité pourra alors lui payer les indemnités de maternité correspondantes.
 
Pour les écartements qui surviennent à partir du 1er janvier 2010, la travailleuse n'est plus indemnisée par le Fonds des maladies professionnelles, mais uniquement par sa mutualité.
 
À cet égard, le droit aux indemnisations des travailleuses enceintes, dont l'exécution du contrat de travail est suspendue, prend fin au plus tard au début des 6 semaines préalables à la date présumée de l'accouchement ou des 8 semaines préalables quand il s'agit d'une naissance multiple (loi de relance économique du 27.03.2009, art. 30).
 
Le nouveau modèle d’attestation précise à la travailleuse d’y joindre, avant de la transmettre à sa mutualité, une attestation de son médecin traitant précisant la date présumée de l'accouchement et indiquant si une naissance multiple est prévue. Ces dernières informations ne doivent être communiquées à la mutualité que pour l'écartement d'une travailleuse enceinte (avant la naissance de l'enfant).



Attestation pour l'octroi d'une indemnité de maternité à la gardienne d'enfant écartée du travail


Pour les écartements qui surviennent à partir du 1er janvier 2010, la gardienne d'enfants enceinte, accouchée ou allaitante, qui fait l’objet d’une mesure de protection de la maternité, n'est plus indemnisée par le Fonds des maladies professionnelles, mais peut désormais l’être par sa mutualité dans le cadre de l'assurance maternité.
 
Un nouveau modèle d'attestation a été créé à cette fin. Il permet aux mutualités d'indemniser la gardienne d'enfants sur base du nombre de places d'accueil pour lequel la gardienne d'enfants dispose d'un agrément de la Communauté compétente au début de la mesure de protection de la maternité.
 
La gardienne d'enfants doit faire compléter cette attestation par le service d'accueil agréé, avant de la transmettre à sa mutualité, et y joindre une attestation de son médecin traitant précisant la date présumée de l'accouchement et indiquant si une naissance multiple est prévue.

Déclaration mensuelle de revenus suite à une mesure de protection de la maternité (écartement partiel du travail) (ZIMA 002)

À partir du 1er juillet 2020, vous déclarerez ces informations par voie électronique uniquement.

Lorsqu'une travailleuse exerce un travail adapté pendant une période de protection de la maternité , sa mutualité lui paie une indemnité calculée selon une règle de cumul des indemnités avec le salaire découlant du travail adapté. Dans ce cas, en tant qu’employeur, déclarez le salaire perçu pour le mois écoulé (montant brut, sans déduction des cotisations sociales à charge de la travailleuse).



Attestation pour l'indemnisation des pauses d'allaitement


Une de vos travailleuses bénéficie de pauses d'allaitement conformément à la réglementation du travail qui lui est applicable. En tant qu’employeur, communiquez, au moment du paiement du salaire (à la fin du mois concerné), les informations nécessaires qui permettront à sa mutualité de calculer l’indemnité accordée pour compenser la réduction de son salaire.



Attestation de vacances


En tant qu’employeur, communiquez annuellement les informations qui permettront à la mutualité du travailleur qu’elle indemnise d'appliquer la règle de refus des indemnités.
 
Ce nouveau formulaire est d’application depuis l’année de vacances 2009.
 
La partie que vous devez compléter en tant qu’employeur comporte 2 volets :
  • le 1er volet concerne les ouvriers et autres travailleurs dont le pécule de vacances est payé par une caisse de vacances (nombre total de jours de vacances pris) ;
  • le 2e volet concerne les employés et autres travailleurs dont le pécule de vacances est payé par l’employeur (nombre total de jours de vacances restants ou solde des jours non pris).
 
Ce nouveau formulaire ne contient pas de modification de contenu par rapport au modèle de l’attestation de vacances 2008, mais uniquement des modifications de forme en vue d’en améliorer la lisibilité. Ainsi, il ne fait plus de distinction entre les différents types de jours de vacances, mais les regroupe, tout en soulignant qu’il s’agit de jours couverts par une rémunération ou un pécule de vacances.
 
Le nouveau formulaire légèrement adapté vous précise de ne pas tenir compte, pour le compléter, des vacances supplémentaires en cas de début ou de reprise d’activité (« vacances européennes » - lois coordonnées le 28.06.1971 relatives aux vacances annuelles des travailleurs salariés, art. 17bis).

Attention !

A partir de l’année de vacances 2018, vous complétez le formulaire « spécifique » disponible ci-dessous, pour les titulaires qui exercent, jusqu’à la fin de l’année de vacances, un travail – salarié – adapté à leur état de santé, au lieu de compléter (ou après avoir déjà complété) le formulaire « standard » disponible ci-dessus.

Attestation de vacances en cas de travail – salarié – adapté à l’état de santé

En tant qu’employeur, communiquez les informations qui permettront à la mutualité, qui indemnise le travailleur (ou la travailleuse), d'appliquer la règle de refus des indemnités, lorsque celui-ci (ou celle-ci) poursuit le travail salarié, adapté à son état de santé, jusqu’à la fin de l’année de vacances (y compris en cas d’interruption temporaire, volontaire ou pour raisons médicales, du travail adapté à l’état de santé).

Ce formulaire « spécifique » est d’application, à partir de l’année de vacances 2018, pour :

  • le titulaire (ou la titulaire), reconnu(e) incapable de travailler, qui exerce, avec l’autorisation du médecin conseil de sa mutualité, un travail adapté à son état de santé jusqu’à la fin de l’année de vacances;
  • la titulaire qui exerce un travail adapté, comme mesure de protection de la maternité (écartement partiel du travail), jusqu’à la fin de l’année de vacances.

Complétez ce formulaire « spécifique » au plus tard au début du mois de janvier suivant l’année de vacances (au plus tard début janvier 2019 pour l’année de vacances 2018).

Attention !

Vous complétez le formulaire « standard » si le (ou la titulaire) met définitivement fin, avant la fin de l’année de vacances, au travail – salarié – adapté à son état de santé, au lieu de compléter (ou après avoir déjà complété) le formulaire « spécifique ».

 

Attestations si une travailleuse convertit une partie du repos postnatal facultatif en jours de congé de repos postnatal


Une travailleuse salariée qui peut prolonger les 9 semaines de repos postnatal obligatoire d’au moins 2 semaines de repos postnatal facultatif, peut demander de convertir les 2 dernières semaines de repos postnatal facultatif en jours de congé de repos postnatal (loi du 16.03.1971 sur le travail, art. 39, al. 3).
 
Elle doit prendre ces jours dans un délai de 8 semaines à dater de la fin de la période ininterrompue de repos postnatal, selon un planning fixé par elle.
 
Cette mesure s’applique pour tout accouchement survenant à partir du 1er avril 2009.
 
La travailleuse avertit sa mutualité de son intention en lui remettant son planning, ainsi qu’à vous en tant qu’employeur, au plus tard 4 semaines avant la fin du repos postnatal obligatoire.
 
En tant qu’employeur, complétez 2 formulaires :
  • Lorsque votre travailleuse reprend le travail (après la fin du repos postnatal ininterrompu) : complétez une attestation de reprise du travail par laquelle vous déclarez que votre travailleuse a repris le travail dans les conditions visées à l’article 39, alinéa 3, de la loi du 16 mars 1971, à une date que vous précisez.
 
  • Lorsque votre travailleuse a pris tous ses jours de congé de repos postnatal : complétez une attestation unique dans laquelle vous indiquez :
    • pour les travailleuses à temps plein (au début du repos de maternité), les jours (date) de congé de repos postnatal pris
    • pour les travailleuses à temps partiel (au début du repos de maternité), les jours (date) de congé de repos postnatal pris et les heures (nombre) correspondantes.
 


Demander des informations complémentaires


1. Contactez d’abord la mutualité du travailleur si elle est indiquée sur le formulaire qu’il vous transmet.
 
2. Contactez notre Service des indemnités :
+32(0)2 739 76 19

Plus d'informations

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Dernière mise à jour 03 juillet 2019