Organisez une formation continue dans le cadre de l’accréditation des dentistes

​Comment obtenir votre agrément en tant qu’organisateur de formation continue? (nouvelle procédure en ligne)

Vous devez introduire votre demande de reconnaissance en ligne via notre application Accréditation accessible depuis le portail ProSanté. Dans la rubrique « Services », sélectionnez « Accréditation ». Choisissez ensuite « Organiser de la formation continue », puis « La reconnaissance de mon/mes organisation(s) ». 
 
Remplissez toutes les informations relatives à votre organisation et introduisez votre demande d'agrément. Le Groupe de direction Promotion de la qualité évaluera votre demande.

Pour être reconnu comme organisateur, vous devez remplir les conditions et effectuer les démarches suivantes.

• Vous êtes “non commercial”. Ceci implique que :
  • Vous ne poursuivez pas de but lucratif et vous avez une comptabilité ouverte qui peut être contrôlée à la demande du Groupe de direction Promotion de la qualité de l’art dentaire. Les fonds générés par l'organisation des formations continues ne peuvent être utilisés que pour la préparation, l'organisation, la promotion de la formation continues en ce compris la recherche scientifique.
    Lorsque vous prenez connaissance du règlement de fonctionnement pour les organisateurs d’activités de formation complémentaire et de sessions de peer-review, vous faites une déclaration sur l’honneur à ce propos (voir annexe D du règlement de fonctionnement).
  • Une entreprise ou une asbl qui a un intérêt commercial direct ou indirect dans le secteur dentaire (laboratoire dentaire, firme dentaire, entreprise pharmaceutique, etc.) ou une association qui est associée à une ou plusieurs firmes ne peut pas être agréée comme organisatrice, mais peut intervenir en qualité de sponsor.
  • Les annonces imprimées, les lettres de convocation, le matériel de formation continue, etc., doivent porter l'en-tête de l'organisateur responsable. Le nom du sponsor peut néanmoins être mentionné discrètement.
  • Vous ne pouvez pas admettre la présence de stands publicitaires des sponsors à l'intérieur des locaux de formation durant les formations. Ces stands publicitaires sont admis dans un espace séparé (la réception, le hall, etc.). Les formations continues organisées dans une entreprise directement liée au thème et/ou ayant des intérêts, n’entrent pas dans le cadre de l’accréditation.
  • Sans être en contradiction avec la condition relative au nom du sponsor sur les supports de formation continue (voir ci-dessus), le sponsoring peut concerner toutes les modalités, à l’exception des honoraires des orateurs. Afin de garantir l’indépendance, les honoraires doivent toujours être payés par l’organisateur responsable.
  • Vous devez identifier le sponsor et le message publicitaire. Ce message doit être limité dans le temps et dans l’espace.
  • Vous ne pouvez être ni sponsor ni l’unique orateur. Cela signifie qu'une large diversité de conférenciers est offerte, par exemple qui ne se limite pas aux membres du conseil d'administration de l'organisation ou aux collaborateurs d'un même cabinet.
  • Vous acceptez la présence d’observateurs délégués par le Groupe de direction Promotion de la qualité de l’art dentaire aux formations continues que vous organisez. En cas d’introduction tardive de la demande de reconnaissance d’agrément (moins de 30 jours avant la date de l’activité), le Groupe de Direction peut exiger copie des supports (présentations, syllabi, etc.) du cours.
  • Votre organisation ne peut servir de prête-nom à un autre organisateur et/ou à une activité qui a été refusé par le Groupe de Direction. Une formation continue reconnue ne peut servir d’introduction à une présentation à caractère commercial ayant lieu le même jour.
     
• Pour être reconnue en tant qu'organisation, vous devez être parrainé par 10 dentistes. Les dentistes que vous désignez comme parrains seront invités à accepter cette proposition. Si un ou plusieurs dentistes refusent, vous pouvez désigner d'autres dentistes jusqu'à ce que vous ayez 10 parrains. Vous pouvez les gérer via votre demande soumise sous « Gérer les parrainages ».
   
• Vous acceptez le règlement de l’accréditation et le règlement de fonctionnement pour les organisateurs.
   
• Vous vous engagez à transmettre chaque mise à jour de vos statuts au Groupe de direction.

Une fois reconnu comme organisateur de formation continue, que devez-vous faire?

Une fois reconnu comme organisateur de formation continue, effectuez les démarches suivantes :

• Demandez l’agrément pour votre formation continue avant la date de celle-ci :
  • En ligne, via la fonction « Organiser de la formation continue » de notre notre application Accréditation accessible depuis le portail ProSanté.
  • Le Groupe de direction peut reconnaitre les activités de formation continue organisées en Belgique. Pour obtenir la décision du Groupe de direction pour le jour où se tiendra la formation continue, demandez l’agrément 120 jours avant cette date. Un maximum de 40 UA (équivalent à 6 heures de formation complémentaire) peut être attribué par jour. Le contenu de la formation complémentaire demandée doit être suffisamment détaillé.
  • Le(s) orateur(s) doivent être indépendant(s) des firmes commerciales, des produits et des techniques et en tant qu’organisateur, vous vous assurez de cette indépendance. Veuillez ajouter des CV clairs et détaillés pour chaque orateurs.
     
• Si vous mentionnez « accréditation demandée » dans votre annonce, informez par écrit les participants de la décision finale du Groupe de direction. Si la décision est négative ou si elle est accréditée dans un autre domaine que celui demandé, vous devez en informer personnellement les participants immédiatement après réception de la décision du Groupe de Direction, en précisant la modification par rapport à l’annonce du cours.
   
• Si vous demandez la reconnaissance d'une « formation continue à répétition », veuillez ajouter en ligne la dernière évaluation disponible.
   
• Après une formation continue, faites compléter par tous les participants dans un délai de au plus tard dans les 10 jours à partir du moment où la formation continue s’est tenu, le formulaire d’évaluation ‘participant’ et conservez celles-ci pendant 5 ans. Après réception du formulaire d’évaluation complété en ligne sur papier, remettez obligatoirement au participant l’attestation de présence revêtue de votre cachet et de votre signature ou d’une authentification électronique. Le participant doit garder cette attestation de présence. Contrairement à la feuille de présence individuelle, elle n’est pas envoyée à l’INAMI. En cas de problème, lorsque le Groupe de direction a refusé l’accréditation d’un dentiste sur base des données dans les fichiers, l’attestation de présence peut éventuellement, servir de preuve de participation à une activité. Remettez l’attestation de présence au participant soit lorsqu’il vous donne le formulaire d’évaluation complété, soit par voie électronique.
   
• Enregistrez les présences des participants avec exactitude et transmettez en ligne la liste des participants via notre application Accréditation accessible depuis le portail ProSanté.
   
• Soyez prêt à collaborer gratuitement à la formation des organisateurs et modérateurs des peer reviews, dans un but d’harmonisation. Si vous voulez organiser une telle formation, demandez la reconnaissance pour cette formation.
   
• Organisez au moins une formation continue au cours de l’année civile.

Combien de temps votre agrément d’organisateur de formation continue est-il valable ?

Votre agrément d’organisateur disparaît automatiquement si vous n’organisez aucune formation continue dans le cadre de l’accréditation au cours de l’année civile.

Si vous avez perdu votre agrément et voulez organiser à nouveau des formations continues, demandez un nouvel agrément d’organisateur en suivant la procédure habituelle.

Quelles sont les formations continues agréées dans le cadre de l’accréditation ?

Le Groupe de Direction agrée les activités de formations continues organisées en Belgique sur avis motivé de la Commission d’évaluation.

• Formations continues à distance « Webinaires »

Les activités de formation continue « à distance » appelées aussi  « webinaires » peuvent être reconnues dans le système d'accréditation des dentistes. Par «webinaires», on entend la possibilité de pouvoir suivre une formation continue à distance via un ordinateur et une connexion Internet, sans la présence physique du participant dans la salle de formation.

Seules les sessions en direct sont prises en compte pour l’accréditation. Il s’agit donc de sessions qui vous permettent d’interagir avec le participant, et non pas une rediffusion ou un système de e-learning (apprentissage à la demande) qui eux ne sont pas encore pris en compte pour l’accréditation.

Toutes les obligations du règlement s'appliquent de la même manière pour les «webinaires». Pour l'enregistrement réel du suivi de la formation continue, un système de contrôle de présence est utilisé plusieurs fois pendant et après les cours.

Ceci suppose de pouvoir interagir par l’intermédiaire d’un clavier. La non-réponse à ces contrôles de présence invalide la participation.

Seuls les « webinaires » organisés par des organisateurs agréés dans le système d’accréditation INAMI des dentistes peuvent être pris en compte.

Afin de maintenir une attention suffisante, la durée autorisée d’un webinaire accrédité est de maximum 1h30, et un seul webinaire par jour et par participant est pris en considération.

Le nombre maximum de webinaires pris en compte est de 3 par année ce qui représente un total de maximum de 30 UA.

Si des problèmes d’ordre technique empêchent la participation effective complète,  la validation de la participation ne peut être accordée. 

Le dentiste participant est seul responsable des problèmes relevant de la qualité de sa connexion internet et/ou de son matériel informatique.  

Vous avez la responsabilité du contrôle du suivi actif des participants à la session ; vous fournissez à l’INAMI - sur demande - les fichiers natifs relatifs à ces contrôles.

Vous prévoyez une ouverture de la salle de cours virtuelle ½ heure avant l’heure de début afin de permettre de régler les problèmes techniques et débuter à l’heure précise.

Vous fournissez une assistance technique joignable par téléphone, durant cette ½ heure et durant toute la durée de la formation continue, de sorte que le participant puisse résoudre ses problèmes de connexion.

• Formations continues à répétition

Il s’agit d’une formation continue identique à une formation continue reconnue qui a déjà été organisée, en ce qui concerne le contenu, la durée et les orateurs.

Le nombre UA et les sous-domaines accordés seront identiques au cours à la formation continue préalablement organisée, si toutefois sa date d’organisation était dans la même année civile ou l’année civile précédente. 

• Cours théoriques et stages cliniques organisés dans le cadre d'une formation complémentaire universitaire (de type Master après Master, Post-graduat clinique, etc.)

Ces cours peuvent entrer en ligne de compte pour l'accréditation, en suivant la procédure normale de demande de reconnaissance, sauf pour les étudiants qui suivent cette formation complémentaire spécifique sur base d'un minerval. Ces étudiants peuvent obtenir des UA en suivant des cours reconnus dans le cadre de l’accréditation, indépendants de leur formation spécifique obligatoire.

• Formations continues reconnues dans un autre système d’accréditation (ex. système d’accréditation médecin)

Celles-ci ne sont pas automatiquement accréditées pour les praticiens de l’art dentaire. Vous devez suivre la procédure de demande spécifique au système d’accréditation des dentistes.

• Pour être prise en compte pour l’accréditation, une activité de formation continue doit être ouverte à tous les dentistes, respecter les règles en matière de sponsoring doivent être respectées ; son annonce est publique.

Pour avoir un aperçu des formations continues reconnues pour l’accréditation, consultez le catalogue en ligne des formations qui ont reçu leur agrément par le Groupe de direction.