Remise d’un document justificatif au patient

Depuis le 1er juillet 2015, la loi vous impose, en tant que dispensateur de soins, de remettre au patient, dans certaines situations, un document justificatif  qui lui indique clairement le montant à payer, l’intervention de la mutualité, etc. Ces FAQ (Frequently Asked Questions) visent à vous informer quant à cette obligation.

 

Trois mesures en matière de transparence financière des soins de santé

Trois mesures sont directement prévues par la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités coordonnée le 14 juillet 1994 (loi SSI).

Mention du montant qui a été payé par le patient sur la partie « Reçu » de l’attestation de soins donnés (ASD) (article 53, §1er)
Cette obligation est également prévue par le droit fiscal dans certains cas. Elle est applicable indépendamment des décisions prises par le Comité de l’assurance et que le dispensateur de soins effectue les prestations pour son propre compte ou pour compte d’autrui.

Limites dans lesquelles un acompte peut être perçu (article 53, §1er/1)
La loi SSI autorise la perception d’acomptes dans les limites fixées par la Commission de conventions ou d’accords. Si ces limites ne sont pas fixées, aucun acompte ne peut être perçu.

Remise d’un document justificatif (article 53, §1er/2)
La loi impose la remise d’un document justificatif depuis le 1er juillet 2015.

Dans quelles situations devez-vous remettre un document justificatif au patient ?

  1. Si vous attestez des prestations remboursables avec des prestations non remboursables.

    Vous devez remettre un document justificatif si vous attestez des prestations remboursables en même temps que des prestations non remboursables (c.-à.-d.  des prestations pour lesquelles l’assurance soins de santé n’intervient pas). La réglementation soins de santé n’impose pas la remise d’un document justificatif si vous n’effectuez que des prestations non remboursables.

  2. Si vous attestez électroniquement. Une transmission électronique de données par le dispensateur de soins à la mutualité de son patient remplace l’ASD papier. Dans ce cas, le dispensateur de soins ne remet pas d’ASD papier  au patient et le document justificatif permet au patient d’être informé.

Suppression de la facturation parallèle

Le 18 avril 2018, l'INAMI, les organismes assureurs et le Collège intermutualiste national (CIN) d’une part, et le SPF Finances, d’autre part, ont signé un protocole de collaboration en vue d'instaurer un échange de renseignements spontané et sur demande concernant la transmission de données par les dispensateurs de soins et établissements de soins à l'organisme assureur du bénéficiaire au moyen d'un réseau électronique en lieu et place des attestations de soins papier et vignettes de concordance (Moniteur belge du 11 mai 2018).

La facturation papier est supprimée :

  • depuis le 1er juillet 2015 en cas de facturation électronique en tiers payant par les hôpitaux, les infirmiers, les médecins, les laboratoires de biologie clinique, d'anatomo-pathologie et de génétique
  • depuis le 1er avril 2018 en cas de facturation électronique en tiers payant par les dentistes et les sages-femmes
  • depuis le 1er janvier 2018 en cas d’attestation électronique hors tiers payant par les médecins généralistes.

La suppression ne s’applique bien entendu que s’il est possible d’attester électroniquement.

Devez-vous remettre un document justificatif même si vous ne percevez rien du patient (remboursement complet ou absence de perception de l’intervention personnelle (ticket modérateur) ?

Oui. Le document justificatif a pour objectif de sensibiliser et de responsabiliser le patient face aux coûts des soins de santé. Le coût d’une prestation ne se constitue pas uniquement du coût à charge du patient mais également du coût à charge de l’assurance.

Quelles sont les mentions que doit contenir le document justificatif ?

La loi SSI prévoit une série de mentions. Celles-ci doivent être reprises sur le document justificatif. Il est toutefois possible à chaque secteur de proposer au Comité de l’assurance d’adapter, dans les limites fixées par la loi, cette liste en fonction des spécificités qui lui sont propres.

Document justificatif complet

Le document justificatif doit comporter :

  • Le montant total à payer (y compris les acomptes déjà payés)
  • La liste des prestations remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • le code ou libellé
    • le montant payé en vertu des tarifs
    • le montant payé par le patient à titre de supplément
    • l’intervention directement facturée à la mutualité
  • la liste des prestations non remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • le libellé
    • le montant à payer.

Document justificatif simplifié

Ce document justificatif peut être remis lorsqu’une ASD reprenant l’ensemble des prestations remboursables a été remise au patient. Il comprend :

  • le montant total à payer (y compris les acomptes déjà payés)
  • le montant total à payer pour les prestations remboursables (dont le détail n’est pas repris puisqu’il se trouve sur l’ASD)
  • la liste des prestations non remboursables concernées avec pour chaque prestation :
    • le libellé
    • le montant à payer.

Vous ne pouvez donc pas utiliser un document justificatif simplifié en cas de facturation électronique en tiers payant (eFact) ou en cas d’attestation électronique hors tiers payant (eAttest).

D’autres mentions sont également prévues par d’autres réglementations, l’on peut notamment citer :

 

Mention à reprendre sur le document justificatif en application du règlement des soins de santé ​Base réglementaire
Numéro de suite ​ ​Art. 31, §4, règlement SdS
​Pour les documents justificatif eAttest - Numéro d’accusé de réception de l’eASD + Code-barres ​Art. 31, §5, règlement SdS
​Mention à reprendre sur le document justificatif en application des dispositions fiscales
​Montant payé par le bénéficiaire à quelque titre que ce soit ​Art. 10, 2° A. min. médecins
​Mention du numéro BCE ​Notamment loi « Only once » du 5 mai 2015, article 4, §3
Mention à reprendre en application du Code de droit économique
​Données d’identification du dispensateur ​Article 1er de l’arrêté royal du 11 avril 1999 déterminant pour les ventes de services les mentions qui doivent figurer sur le document justificatif prévu par la loi du 14 juillet 1991 sur les pratiques du commerce et sur l’information et la protection du consommateur.
​Date du document ​Idem.

Existe-t-il des modèles de documents justificatifs ?

La loi SSI ne prévoit pas de modèle de document justificatif mais un modèle peut être imposé par secteur.

Quel libellé doit être repris sur le document justificatif ?

Les libellés à reprendre sur le document justificatif sont les mêmes que ceux qui doivent être repris sur une attestation. Vous devez mentionner le numéro d’ordre à la nomenclature pour les prestations qui y sont reprises ou la mention déterminée par le Comité de l’assurance sur la proposition du Conseil technique compétent en fonction de la nature de la prestation (article 53, §1er de la loi SSI).
D’autres mentions peuvent être prévues pour chaque secteur.

Devez-vous signer le document justificatif?

Non.
Vous ne devez pas signer le document justificatif.

Le document justificatif peut-il être scindé ?

Non.
Le texte de la loi ne permet pas la scission du document puisqu’il évoque un document qui doit comporter le montant total à payer pour les prestations remboursables ainsi que les prestations non remboursables (un seul montant pour les deux types de prestation donc).
Il est toutefois possible que le document comporte plusieurs pages.

Une facture peut-elle tenir lieu de document justificatif ?

Oui.
Si vous délivrez une facture pour l’ensemble des prestations (remboursables et non remboursables) qui reprend toutes les mentions obligatoires prévues par la loi et, le cas échéant, par le Comité de l’assurance (article 53, §1er/2, alinéa 7 de la loi SSI), celle-ci tiendra lieu de document justificatif.

Y a-t-il une copie à conserver ?

Devez-vous conserver une copie du document justificatif ?

Oui.
A la demande de l’administration fiscale, vous devez pouvoir produire une copie du document justificatif reproduisant les inscriptions faites sur l’original, à l’exception des inscriptions relatives à l’identité du patient.

Combien de temps devez-vous conserver une copie du document justificatif ?

Vous devez conserver la copie du document justificatif jusqu’à l’expiration de la septième année ou du septième exercice comptable qui suit la période imposable. (Code des impôts sur les revenus 1992 – articles 315-315bis).

Le patient doit-il conserver le document justificatif ?

Non.
Il n’existe pas d’obligation de conservation dans le chef du patient.

Faut-il corriger un document justificatif si l’on constate par la suite que celui-ci est erroné ?

Oui.
Le document justificatif doit être exact. Vous devez donc communiquer un document corrigé au patient si les éléments communiqués initialement ne correspondent pas à la réalité. Des modalités pour ce faire peuvent être prévues pour chaque secteur. En outre, s’agissant d’une pièce comptable, les erreurs non-corrigées pourraient également avoir un impact en matière fiscale.

Autres questions (acomptes, frais, etc.) ?

Peut-on facturer des frais au patient pour la remise du document justificatif ?

Non.
La remise du document justificatif est gratuite.
Les coûts relatifs à l’établissement du document justificatif sont inclus dans les honoraires existants (article 35, §4 de la loi SSI). Le Code de droit économique prévoit d’ailleurs la gratuité de la délivrance au consommateur du document justificatif (articles VI.89 et XIV.56 du Code de droit économique).

Qu’est-ce qu’un supplément au sens de la loi transparence ?

Le supplément est toute somme demandée en plus des tarifs de l’assurance soins de santé. Si une somme demandée en dehors des tarifs n’est pas un supplément mais une autre prestation effectuée par le dispensateur, il s’agit dans ce cas d’une prestation non remboursable qui devra apparaître à ce titre sur le document justificatif.

Les acomptes sont-ils autorisés si aucune limite n’a été fixée par la Commission de conventions ou d’accords compétente ?

Non.

Peut-on faire de la délivrance du document justificatif une condition de remboursement ?

Non.
Vous devez remettre au patient le document justificatif, qui contient un relevé des prestations remboursables et, le cas échéant, non remboursables. Il n’a pas vocation à être transmis à la mutualité.

Le document justificatif peut-il être transmis par voie électronique ?

La réglementation soins de santé prévoit la remise du document par voie électronique en tenant compte des autres réglementations applicables notamment en ce qui concerne la protection de la vie privée. Ici, on peut vous référer à l’avis du Comité sectoriel de la sécurité sociale et de la santé, Section “Santé”.
 La communication électronique du document justificatif exige l'eBox ou un système d'échange sécurisé garantissant un même niveau de sécurité, moyennant l'approbation de l’autorité compétente.
Pour une transmission électronique, le patient doit avoir donné son accord formel et le dispensateur de soins doit utiliser un format lisible (p. ex. un document Word, PDF, ...).

Quelles sont les sanctions en l’absence de remise du document justificatif ?

La remise du document justificatif est obligatoire.
La loi SSI prévoit une amende de 50 à 500 EUR en cas d’infraction à l’obligation de remise du document justificatif. 

Quelles sont les décisions des Commissions de conventions ou d’accords ?

Document justificatif à remettre au patient – Règles particulières par secteur

Acomptes – Règles particulières par secteur

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Dernière mise à jour 29 mai 2019