Verplichte elektronische facturatie voor artsen - veelgestelde vragen

Is deze verplichting op alle patiënten van toepassing?

De verplichting tot elektronische facturatie geldt voor alle patiënten wiens zorg vergoed wordt door de ziekte- en invaliditeitsverzekering

Ik factureer amper. Is deze verplichting op mij van toepassing?

Ja, tenzij een van de drie uitzonderingssituaties zich voordoet.

Ik ben adviserend arts / arts bij Kind & Gezin / … Is deze verplichting op mij van toepassing?

Nee, aangezien uw activiteit buiten de verplichte ziekteverzekering valt.

Ik werk in een ziekenhuis met centrale inning. Is deze verplichting op mij van toepassing?

De facturatiedienst van het ziekenhuis factureert elektronisch in uw naam.

Mogen artsen via de software van het ziekenhuis factureren voor hun privépraktijk?

Geen enkele bepaling in de wet of reglement verbiedt dat een ziekenhuis de elektronische facturatie uitvoert voor verstrekkingen die verricht zijn door een arts in zijn praktijk buiten het ziekenhuis. 

Uiteraard moet er wel een schriftelijke overeenkomst (een mandaat) worden afgesloten tussen het ziekenhuis en de betrokken arts om de verplichtingen en verantwoordelijkheden van elke partij expliciet te verduidelijken.

De facturatie moet bovendien in overeenstemming zijn met de facturatieregels (bijvoorbeeld een softwareprogramma gebruiken dat erkend wordt door het NIC) en met de regels die van toepassing zijn op de gefactureerde prestaties (bijvoorbeeld de nomenclatuur). 

In het licht van de transparantie en om elke betwisting te vermijden, is het bovendien noodzakelijk om de patiënten te verwittigen dat het ziekenhuis de facturatie uitvoert. 

Tot slot is het ook nodig om technische maatregelen te nemen zodat de toegang tot het medisch dossier van de patiënt beperkt wordt tot de betrokken arts (tenzij de patiënt erin toestemt dat zijn dossier met andere zorgverleners in het ziekenhuis gedeeld wordt).

Ik begrijp niet hoe ik de software voor elektronische facturatie moet gebruiken. Bestaat er een handleiding?

Het RIZIV heeft geen handleiding en voorziet geen opleiding over het gebruik van softwarepakketten, maar raadt aan om volgende stappen te doorlopen:

1. Check op MyCarenet of de software erkend is. De lijst van erkende software is beschikbaar op de website van MyCarenet: lijst van erkende software voor artsen.
2. Kies in functie van uw behoeften welke software u wil gebruiken, als dit nog niet gebeurd is.
3. Contacteer de helpdesk van de betreffende software of MyCarenet als er een probleem zou optreden na ingebruikname.

Voorziet het RIZIV een helpdesk die 24/24 en 7/7 bereikbaar is bij technische problemen? Is er een noodnummer?

Nee, gelieve bij technische problemen rechtstreeks contact op te nemen met de helpdesk van uw softwarepakket.

Kan het RIZIV me gedetailleerde informatie bezorgen over de verschillende softwarepakketten (voordelen, nadelen, tarieven)?

Nee, jammer genoeg zijn wij niet in staat om u deze informatie te bezorgen aangezien de softwarepakketten concurrentieel zijn ten opzichte van elkaar. De lijst van erkende software voor artsen is beschikbaar op de website van MyCarenet. Gelieve contact op te nemen met MyCarenet voor meer informatie over de verschillende softwarepakketten.

Is er gratis software voorzien om elektronisch te factureren?

Ja, er bestaat minstens één softwareprogramma dat de mogelijkheid biedt om gratis elektronisch te factureren: FreeMedispring. Als we op de hoogte gebracht worden van andere gratis softwareprogramma’s vullen we deze lijst aan. De lijst van alle erkende software voor artsen is beschikbaar op de website van MyCarenet. Gelieve contact op te nemen met MyCarenet voor bijkomende informatie.

Ik heb geen laptop om te factureren bij huisbezoeken. Wat moet ik doen?

Met bepaalde software kunt u elektronisch factureren met een tablet of smartphone; wij raden u aan om hierover informatie in te winnen bij uw softwareleverancier. Houd er ook rekening mee dat u met eFact uw diensten achteraf kunt factureren. Ter herinnering: het is verplicht om een bewijsstuk te overhandigen, ook bij huisbezoeken. Dit bewijsstuk kan met toestemming van de patiënt naar zijn eBox worden gestuurd.

Hoe moet ik elektronisch factureren in woonzorgcentra?

De verstrekkingen in woonzorgcentra vormen op zich geen uitzondering op de verplichte elektronische facturatie.

De betrokken zorgverleners kunnen uiteraard hun eigen 4G/5G-verbinding gebruiken en hun eigen draagbare printer om het bewijsstuk af te printen, als ze daarover beschikken.

De zorgverleners kunnen ook met het woonzorgcentrum afspreken om hun wifinetwerk en/of de printer van het woonzorgcentrum te gebruiken om de MyCareNet-diensten te gebruiken en de bewijsstukken af te printen.

In geval van centrale inning door het woonzorgcentrum, is het bewijsstuk bestemd voor de patiënt, maar kan het ook door het woonzorgcentrum worden gehecht aan de factuur die het aan de patiënt (of aan zijn wettelijke vertegenwoordiger of een naaste die is belast met het beheer van betalingen) bezorgt.

Kan een huisarts de derdebetalersregeling toepassen in woonzorgcentra en tijdens huisbezoeken?

Ja. Het gebruik van de derdebetalersregeling door huisartsen is verplicht voor patiënten die recht hebben op de verhoogde tegemoetkoming. Er zijn echter uitzonderingen, zoals rusthuizen en huisbezoeken, waarbij de derdebetalersregeling voor deze patiënten niet verplicht is. De derdebetalersregeling is dus wel mogelijk, maar niet verplicht in rusthuizen en bij huisbezoeken, en dit voor alle patiënten.

Is het mogelijk om de elektronische facturatie later uit te voeren?

Als u eAttest gebruikt, moeten verstrekkingen de dag van de handeling of van de consultatie aangerekend worden. In dit geval is de elektronische facturatie dus enkel mogelijk op de dag zelf. De datum van de verstrekking is steeds de datum van de verzending van het eAttest. Als arts weet u ook onmiddellijk of en om welke reden een eAttest eventueel wordt afgewezen, dus u kan de nodige correcties op het moment zelf aanbrengen. Ook een annulatie moet steeds op de dag van de verstrekking gebeuren. Als u toch een eAttest verstuurt na de datum van de verstrekking zal het ziekenfonds dit weigeren.

Als u eFact gebruikt, is het mogelijk om verstrekkingen later aan te rekenen. Wanneer u bijvoorbeeld vergeet om een bepaalde code te factureren, is het mogelijk om deze code met een nieuwe eFact aan te rekenen. Bij eFact kan de datum van de verstrekking dus wel verschillen van de datum van de verzending. Voor eFact kan u een of meerdere facturatiebestanden per maand verzenden. Weet dat u maximum één facturatiebestand per dag en per ziekenfonds mag aanbieden (zie Nationaal Intermutualistisch College (NIC) - FAQ). De termijn om een eFact te verzenden is twee maanden. Bij overschrijding van die termijn kan de Dienst voor administratieve controle een administratieve boete opleggen. 

Ben ik verplicht om een identiteitskaart elektronisch in te lezen om te factureren via eFact/eAttest?

Op dit moment is het niet noodzakelijk om het identiteitsbewijs elektronisch in te lezen om eFact/eAttest te kunnen toepassen. De verzekerbaarheid van een patiënt kan u ook raadplegen door zijn INSZ manueel in te typen.

Wat moet ik doen als mijn verzekerde patiënt geen elektronische identiteitskaart heeft, bijvoorbeeld een kind?

Het INSZ staat op de ISI+kaart die de ziekenfondsen uitreiken aan personen die geen elektronisch identiteitsbewijs hebben, maar wel genieten van de Belgische sociale zekerheid.

Geeft het softwareprogramma de verhoogde tegemoetkoming automatisch aan?

De softwareleveranciers hebben de opdracht gekregen om dit in te stellen en de verzekeringsinstellingen moeten de toepassing in de praktijk controleren. Voor een patiënt met automatische verhoogde tegemoetkoming (“VT voordelen”, zonder inkomensonderzoek) zal u in het veld “special statut” via de dienst MemberData (MDA) van uw softwarepakket zien dat het toevoegen van een supplement voor een nomenclatuurcode van een vergoede ambulante verstrekking is geblokkeerd (“no supp”). Het officieel vastgelegde tarief is dan van toepassing.

Voor een patiënt zonder automatische VT (“VT op basis van inkomen”) zijn supplementen nog toegelaten in 2025. De melding “no supp” verschijnt dus niet.

U kan meer informatie terugvinden op de webpagina over dit onderwerp.

Bestaan er alternatieven nu de facturatie met een groepsnummer niet meer mogelijk is?

Vanaf 1 september 2025 moet er voor elke arts een facturatiebestand gestuurd worden naar elke verzekeringsinstelling. Ter informatie: in dit verband is het mogelijk om aan te geven dat de organisatie waarbinnen u werkt de inningsinstelling is van de bedragen die de verzekeringsinstellingen aan u betalen en dat deze bedragen moeten worden uitbetaald op de rekening van deze organisatie. Het is ook mogelijk om aan de organisatie (KBO-nummer) een mandaat te verlenen om de facturatie in uw plaats uit te voeren.

Ik val net niet onder de leeftijdsuitzondering, kan ik een individuele uitzondering krijgen op de verplichting tot elektronische facturatie?

Nee, enkel de artsen die 67 jaar oud of ouder waren op 1 januari 2023 zijn vrijgesteld van de verplichting tot elektronische facturatie. Dit betekent dat artsen die tussen 1 januari 2023 en 1 september 2025 67 jaar worden eveneens onder de verplichting vallen. Individuele uitzonderingen worden niet toegestaan.

Ik bevind me buiten mijn kabinet. Hoe moet ik de woorden “en de elektronische facturatie technisch onmogelijk is” begrijpen?

Deze uitzondering is van toepassing als u bijvoorbeeld een huisbezoek uitvoert bij een patiënt en u op geen enkele manier verbinding kan maken met de facturatietoepassing. Het feit dat u zorg verleent buiten uw kabinet ontslaat u niet van de verplichting om over de benodigde apparatuur te beschikken om op structurele wijze elektronisch te factureren.

Wat houdt “overmacht” in?

Overmacht is een plotse, onvoorspelbare en onvermijdbare gebeurtenis die niet wordt veroorzaakt door de eigen fout van een persoon. Deze gebeurtenis mag niet gewild noch veroorzaakt zijn door die persoon, ook niet onrechtstreeks.

Kan een stroompanne of een netwerkonderbreking beschouwd worden als een geval van overmacht?

Als het technisch probleem beantwoordt aan de definitie van overmacht (zie hierboven) mag er een papieren getuigschrift gebruikt worden.

Bestaan er bijkomende situaties van overmacht waarvoor een papieren getuigschrift voor verstrekte hulp wordt toegelaten?

Het gebruik van papieren getuigschriften wordt enkel toegelaten in volgende gevallen:

• Bij de pasgeborenen
• Bij de patiënten die ingeschreven zijn bij een Medisch Huis, maar een arts raadplegen buiten het Medisch Huis.
• Bij een consultatie voor een kind door de gescheiden ouder die geen titularis is en die wil dat de verstrekte zorg persoonlijk wordt terugbetaald.
• Bij een consultatie voor een patiënt die in het bezit is van een requisitorium van het OCMW, zodat het OCMW zich kan laten terugbetalen voor de zorgen die het betaald heeft voor deze patiënt.
• Bij een consultatie voor een jongere die geplaatst is bij de diensten van jeugdhulp zodat die instelling zich kan laten terugbetalen voor de zorgen die het betaald heeft voor deze jongere.
• Bij een consultatie voor een patiënt die verblijft in een instelling voor personen met een handicap, zodat die instelling zich kan laten terugbetalen voor de zorgen die het betaald heeft voor deze patiënt.

Mijn patiënt beschikt niet over een INSZ of is aangesloten bij een buitenlands ziekenfonds. Op welke manier moet ik de facturatie uitvoeren (buiten de ZIV)?

In dit geval mag u een papieren getuigschrift voor verstrekte hulp uitreiken aan de patiënt.

Mijn patiënt is een Europees ambtenaar. Op welke manier moet ik de facturatie uitvoeren (buiten de ZIV)?

Deze patiënt valt onder het Gemeenschappelijk Stelsel van Ziektekostenverzekering (GSZV).

De GSZV heeft een FAQ opgesteld voor alle vragen over elektronische facturering.

Gelieve deze instantie te contacteren als u een andere vraag heeft over de facturatie.

Een OCMW staat in voor de betaling van de verstrekte zorgen aan mijn patiënt. Op welke manier moet ik de facturatie uitvoeren (buiten de ZIV)?

Als u huisarts bent, moet u vanaf 1 september 2025 de kosten die het OCMW voor zijn rekening neemt elektronisch factureren aan de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV) via Mediprima.  De facturatie aan de HZIV wordt voor de publieke overheidsdienst maatschappelijke integratie uitgevoerd.

Als u arts-specialist bent in een ziekenhuis is Mediprima ook verplicht voor alle verstrekkingen in het ziekenhuis.

Als u arts-specialist bent in een privékabinet moedigen we u aan om de kosten waarvoor het OCMW instaat rechtstreeks aan het OCMW te factureren. Het deel waarvoor het OCMW eventueel niet zou instaan, moet u factureren aan de patiënt.

Contact met de HZIV : mediprima@caami-hziv.fgov.be

Mijn patiënt verzoekt om internationale bescherming. Op welke manier moet ik de facturatie uitvoeren (buiten de ZIV)?

Op dit moment is in dit geval de elektronische facturatie enkel van toepassing op ziekenhuizen en publieke apotheken binnen de derdebetalersregeling.

Als u huisarts bent of als arts-specialist in een privékabinet werkt, moet u uw papieren getuigschrift richten aan Fedasil.

Voor vragen in verband met de facturatie door huisartsen kan u contact opnemen met de helpdesk van Fedasil.

Voor vragen in verband met de facturatie in ziekenhuizen, kan u contact opnemen met de helpdesk van de HZIV: efac4fedasil@caami-hziv.fgov.be.

Is er een lijst met contactpersonen binnen de verzekeringsinstellingen voor vragen over eFact/eAttest?