Softwareleveranciers: Kostenregeling voor deelname aan registratietests

Algemene principes voor registratietrajecten van software voor zorgverleners

Deze algemene regels gelden voor alle registratietrajecten:

• Er is geen onderscheid tussen een nieuw en een bestaand softwarepakket.
• De eerste registratietestsessie per testperiode is altijd gratis.
• Enkel bij een hertestsessie kunnen kosten worden aangerekend.
• Het testrapport van de eerste sessie bepaalt welke criteria of scenario’s een hertest vereisen.
• De beslissing tot eventuele facturatie gebeurt door het RIZIV op basis van de rapportering van Smals en de vastgestelde resultaten ten opzichte van de gepubliceerde registratiecriteria.

Registratietestsessie en testperiodes

Een registratietestsessie is ofwel:

• een live testsessie via videomeeting (bijvoorbeeld bij integratie via API zoals FHIR of KMEHR),
• ofwel een analyse van een videodemonstratie (bijvoorbeeld bij integratie via webcomponenten).

Beide testvormen vallen onder dezelfde voorwaarden en kunnen aanleiding geven tot een hertestsessie als bepaalde criteria niet behaald worden.
De eerste registratietestsessie per testperiode is gratis.

Een testperiode is een afgebakende periode per project waarin registratietestsessies georganiseerd worden. Binnen die periode dient uw softwarepakket de registratie te behalen.

Een testperiode kan vooraf in de tijd vastgelegd zijn, bijvoorbeeld bij de invoering van een nieuw project of bij de introductie van een nieuwe release of bijkomende functionaliteiten binnen een bestaand project.

In andere trajecten is geen vooraf vastgelegde testperiode bepaald. Softwareleveranciers kunnen zich in dat geval op een zelfgekozen moment aanbieden voor een registratietestsessie; dezelfde test- en kostenregeling blijft van toepassing.

Binnen een testperiode kan één of meerdere testsessies plaatsvinden, waaronder eventuele hertestsessies.

Tariefregeling bij hertests

Voor een hertestsessie gelden de volgende forfaitaire bedragen per criterium dat niet werd gehaald:

De facturatie gebeurt op basis van de hertestsessies die effectief doorgaan en de criteria die daarin getest worden. Als uw software na een hertestsessie voor bepaalde criteria nog steeds niet slaagt, rekenen we die opnieuw aan bij een volgende hertestsessie.

Het RIZIV factureert rechtstreeks aan de softwareleveranciers.
De vermelde bedragen zijn vrijgesteld van BTW, aangezien het RIZIV geen BTW-plichtige instelling is.

Het factuurplafond geldt per sessie. Als meerdere hertestsessies nodig zijn, kan per sessie een nieuwe factuur volgen.

Uitzondering voor lopende projecten
Voor de projecten die al liepen en werden gecommuniceerd in 2025 — Interoperabiliteit van het medicatieschema, PSS Antimicrobieel en Digitaal verwijsvoorschrift voor thuisverpleegkundigen — blijven bij wijze van overgangsmaatregel de tarieven van kracht zoals vastgesteld in 2025:
255 euro per hoofdcriterium,  51 euro per subcriterium, en 3.060 euro als factuurplafond per hertestsessie.
Deze afwijking geldt tot het einde van de lopende testperiode. Voor volgende testperiodes gelden de dan van kracht zijnde geïndexeerde tarieven.

Wanneer is een hertest nodig?

Als tijdens de registratietestsessie één of meerdere criteria of testscenario’s niet slagen, wordt een hertestsessie ingepland om deze criteria opnieuw te beoordelen.

Als tijdens deze hertestsessie bepaalde criteria opnieuw niet worden gehaald, plannen we een bijkomende hertestsessie in. Dit proces kan herhaald worden totdat alle vereiste criteria met succes zijn behaald.

Elke hertestsessie valt onder de geldende tariefregeling.

Jaarlijkse indexatie

We passen alle tarieven en het factuurplafond voor het uitvoeren van hertesten jaarlijks aan op 1 februari volgens de gezondheidsindex, volgens de formule: 

Voor de facturatie geldt het tarief dat van kracht is op het moment waarop de (her)test effectief wordt uitgevoerd, ongeacht wanneer de test werd aangekondigd, gepland of aangevraagd.

Facturatie

U ontvangt de factuur binnen een termijn van maximaal zestig dagen na de uitvoering van de hertest.

Bezwaartermijn tegen de factuur

Bent u niet akkoord met een ontvangen factuur? Dan kan u binnen tien (10) werkdagen na ontvangst schriftelijk bezwaar indienen via FinFac@riziv-inami.fgov.be. U moet het bezwaar motiveren en u mag relevante documenten of elementen toevoegen.

Transparantie per project

Op de projectpagina’s vindt u het aantal hoofd- en subcriteria per traject. Zo kan u zelf inschatten hoeveel criteria bij een hertestsessie mogelijk aangerekend kunnen worden. De tarieven en tariefregels vindt u uitsluitend op deze pagina. 

Wijzigingsclausule

Het RIZIV behoudt zich het recht voor deze kostenregeling te allen tijde aan te passen.